Proje yönetimi yazılımı her kullanıcı masaüstünde çalışan bir program olabilir. Bu yaklaşım, genel olarak en yüksek yanıt hızını ve grafik olarak yoğun arabirim stilini sağlar. Masaüstü uygulamaları verileri yaygın olarak bir dosyada saklarlar. Ancak bazılarının diğer kullanıcılar ile işbirliği yapabilme, veya verileri merkezi bir veri tabanında saklayabilme yeteneği olabilir. Dosya-bazlı bir proje planı dahi, eğer ağa bağlı bir sürücü üzerinde ise ve aynı anda tek bir kullanıcı tarafından erişiliyorsa, kullanıcılar arasında paylaşılabilir.

Projenin teknik yeterlilik uygunluğunun analiz edilip belirlenmesi (Projelerin Ar-Ge destekleme kriterleri, maliyet vb. açısından incelenmesi),
Proje hibe ve kredi kaynaklarının araştırılması,
Proje planının oluşturulması ve proje ekibinin kurulması,
Proje zaman ve kaynak planlaması,
Proje başvuru dosyasının oluşturulması,
Proje başvurusunun yapılması,
Proje sunumunun hazırlanması ve hakem görüşmelerinde katılım sağlanması,
Proje değerlendirme ve sözleşme sürecinin yönetilmesi.